Aðstæður í þjóðfélaginu hafa breyst mjög mikið á skömmum tíma en um leið hafa fjölmörg tækifæri skotið upp kollinum. Margir hafa til dæmis tekið upp breytta starfshætti og hafa fjarfundir leyst hefðbundna fundi af hólmi. Það eru nokkur atriði sem eru nauðsynleg að hafa í huga til að hámarka árangur af fjarfundum 

1. Farðu yfir búnaðinn

Vönduð heyrnartól með hljóðnema er skyldueign svo þú heyrir vel í öðrum á fundinum og þeir heyra í þérPrófaðu heyrnartólin, stilltu hljóðstyrk svo það sé þægilegt að hlusta og aðrir heyra vel í þér. Ekki er verra að vera með myndavél svo aðrir fundargestir geti líka séð þig. Best er að myndavélin sé í augnhæð. Samskiptin verða persónulegri þannig og þú tekur þig betur út. Athugaðu líka netsambandið. Netkapall getur verið betri kostur en þráðlausa netið.  

3. Hugaðu að aðstæðum

Athugaðu hvort rýmið sem þú ætlar að sitja í henti fyrir fjarfundMinna rými með góða hljóðvist er betra en stór salur eða staður með mikil umhverfishljóð. Hér geta heyrnartólin skipt miklu máli en góð heyrnartól með hljóðnema geta dregið úr umhverfishljóðum og auðveldað þér að heyra í hinum og þeim að heyra í þér. Gættu einnig að lýsingu vegna myndavélarinnar. Forðast skal baklýsingu s.s. glugga fyrir aftan þig, þar sem myndavélin á erfitt með að birta skýra mynd af þér við slíkar aðstæður. Betra er að ljósið sé fyrir framan þig og lýsi upp andlit þitt. Ef umhverfið á bak við þig truflar aðra (eða þig, t.d. draslið í stofunni heima) þá geta sum forritin hulið bakgrunninn í móðu (e. blur). 

5. Virðið fundartíma

Mættu á fundinn í það minnsta nokkrum mínútum fyrr. Þá eru allir tilbúnir þegar fundurinn hefst. Eins og með aðra fundi er mikilvægt  byrja og enda fjarfund á tilsettum tíma. 

2. Lærðu grunnatriðin

Kynntu þér forritin sem vinnustaðurinn notar til fjarfunda. Microsoft Teams er vinsæll kostur fyrir vinnustaði, það er aðgengilegt og auðvelt að tileinka sér grunnatriðin. Hér eru nokkur atriði sem gott er að kunna skil á: 

  • Kveikja (og slökkva) á myndavélinni 
  • Stilla hljóðnemann á hljóðlaust (þú kveikir svo þegar þú ætlar að leggja eitthvað til málanna) 
  • Deila skjánum – rétta skjánum 😉 
  • Deila skjölum í Teams 

4. Undirbúðu fundinn

Fjarfundir eru eins og allir aðrir fundir: Gott skipulag og vönduð fundarstjórn eykur gæði og skilvirkni funda. Það getur verið ráð að senda fundargestum dagskrána, t.d. í fundarboðinu, og virkja fundargesti með því að gefa þeim færi á að koma efni á framfæri. Fundarstjóri þarf að einnig að tryggja að allir séu virkir á fundinum. Gott er að huga að því hvernig fundargestir eiga að biðja um orðið. Á stórum fjarfundi er ekki endilega auðvelt að rétta upp hönd og það virkar afar illa ef fólk er ekki með myndavél. Spjallþráðurinn í Teams getur komið sterkur inn hér. 

TRS er þjónustufyrirtæki sem hefur áratuga reynslu af rekstri tölvukerfa en við bjóðum upp á persónulega þjónustu sem er sérsniðin að þínum þörfum.
 
Öryggi er okkur hjartans mál en við bjóðum uppá ýmsar lausnir sem koma öryggismálum þínum á næsta stig. Skoðaðu öryggislausnir okkar hér.
Katrín Møller Eiríksdóttir

Katrín Møller Eiríksdóttir

Tæknimaður