Winston Churchill sagði einu sinni að „þeim farnast betur sem skipuleggja sig, jafnvel þó þeir fari sjaldan eftir eigin skipulagi.“ Þessa dagana snúa margir aftur til starfa að loknu sumarfríi enda nýr vetur framundan með tilheyrandi verkefnum og tækifærum. Þá er gott að huga að skipulagningu á starfinu til að fá yfirsýn yfir verkefnin. Til eru ýmis verkfæri til að auðvelda þessa vinnu en þeir sem eru með Office 365 eru með fjölda hentugra forrita við hendina nú þegar. Hér verða fjögur þeirra kynnt.
Microsoft Teams
Samvinna er afar mikilvægt í nútímaheimi en útfærslan getur við ólík eftir því hvert verkefnið er. Flestir þekkja orðið Teams sem vettvang fjarfunda en þar er einnig hægt að búa til hópa fyrir ákveðin verkefni eða samvinnuhópa. Þegar nýr hópur (e. team) er stofnaður er auðvelt að stýra hverjir eiga að hafa aðgang að honum. Einnig má setja inn gögn á gagnasvæðið sem hópurinn fær úthlutað og svo er auðvitað hægt að tengja inn ýmis forrit á borð við OneNote og Planner sem hópurinn getur notað.
Skólastjórnendur og kennarar geta búið til sérstaka hópa fyrir samstarfsfólk eða bekki sem hafa fleiri möguleika en hefðbundinn hópur. Með bekkjar- og samstarfshópum fyrir skóla er hægt að fá bekkjarglósubók eins og menn þekkja úr OneNote. Kennarar hafa einnig betri tök á að stýra umræðum í bekkjarhópi. Teams býður upp á verkefnaþátt þar sem má setja fyrir, vinna, skila og gefa fyrir verkefni. Nemendur geta með einföldum hætti séð þau verkefni sem kennarar hafa sett fyrir, þeir geta unnið verkefnin inni í Office 365 og fengið áminningu um að skila þurfi verkefni. Kennarar geta tekið við verkefnum og gefið fyrir, allt inni í sama þættinum í Teams auk þess sem þeir geta séð ýmsa tölfræði þar
Sway
Þarftu að senda út einfallt fréttabréf þá gæti Sway verið málið. Sway er mjög notendavænt app sem hentar vel til að setja upp t.d. fréttabréf án þess að þurf að verja miklum tíma í útlitshönnun. Með appinu fylgja tilbúin sniðmát og því auðvelt að hefjast handa. Hægt er að vinna efni í Sway og deila því þegar það er tilbúið. Skólafólk gætu einnig nýtt sér Sway til að búa til litlar rafbækur, fréttabréf bekkjar, upplýsingabréf eða látið nemendur setja fram efni þar í tengslum við verkefni.
OneNote
OneNote er flott glósuapp sem má nýta á marga vegu. Þar er hægt að búa til gát- og minnislista, setja inn myndir, texta, klippur og annað efni frá t.d. netinu ef maður rekst á eitthvað sniðugt. Einnig má setja inn skjöl eins og væri það minnistafla á vegg. Í OneNote er fjöldi merkimöguleika sem nýtast til að flokka og auðkenna punkta eftir efnisatriðum. Þeir sem eru með OneNote á snjalltæki, t.d. spjaldtölvu með penna, geta einnig skrifað, teiknað og krotað beint inn í appið eins og væri það hefðbundið blað – kjörið fyrir hugstormun. OneNote fylgir með Windows 10 en er einnig til sem app fyrir flest snjalltæki. Með Office 365 er hægt að láta OneNote glósubók samstillast milli tækja og deila henni með öðrum.
Planner
Fyrir þá sem þurfa að halda utan um stærri verkefni borgar sig að kíkja á Planner. Þar er hægt að búta verkefni niður í smærri einingar, úthluta verkþætti á ákveðna starfsmenn og fylgjast með framgangi verkefna. Einnig er hægt að nota Planner fyrir minnislista þar sem hakað er við fyrir hvern þátt sem er lokið. Planner má tengja við hóp (e. team) inni í Teams en er líka aðgengilegt sem sérstakt forrit í Office 365 vefviðmótinu og sem app fyrir snjallsíma. Fyrir þá sem vilja enn öflugra tæki til verkefnastjórnunar má benda á Project sem einnig er hluti af Office 365.
Ef fyrirtækið þitt eða stofnun vantar aðstoð við að kynna starfsfólki fyrir möguleikum Office 365 og kenna því að nota lausnirnar þá getur TRS aðstoðað. Í TRS skólanum má finna hugmyndir að námskeiðum. Einnig er hægt að senda póst á hjalp@trs.is fyrir frekari upplýsingar.
